고객으로부터 접수된 불만사항과 관련된 세부내용을 기록하고 처리과정을 상세히 관리하여 고객 서비스 품질을 개선하기 위한 양식으로 클레임번호, 접수일시, 고객명, 연락처, 생년월일, 제품/서비스명, 담당자, 처리예정일, 완료일자로 구성 되어 있습니다.
작성시 고려사항
- 정보정확성: 고객정보와 클레임내용을 정확하고 상세하게 기재하여 추후 분석에 활용할 수 있도록 합니다.
- 개인정보보호: 고객의 개인정보를 안전하게 관리하고 외부에 노출되지 않도록 주의깊게 작성합니다.
- 신속대응: 접수된 클레임에 대해 신속하고 체계적인 처리절차를 준수하여 고객만족도를 높입니다.
- 객관성유지: 클레임 내용을 편견없이 객관적으로 기록하여 공정한 해결방안을 모색합니다.
- 증빙자료관리: 클레임과 관련된 모든 증빙자료를 체계적으로 첨부하고 보관합니다.
- 지속적개선: 접수된 클레임을 통해 제품과 서비스의 품질을 지속적으로 개선할 수 있는 방안을 모색합니다.
