전화상담일지 (부서간협력)
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고객과의 통화 내용을 상세히 기록하고 후속 조치를 위한 중요한 정보를 정리하는 문서로 상담 과정의 이력을 체계적으로 관리할 수 있는 문서서식으로 상담일시, 상담자명, 연락처, 상담부서로 구성 되어 있습니다.
상담일지 주요항목
작성시 고려사항
상담일지 주요항목
- 상담자 정보: 상담을 진행한 담당자의 기본적인 개인정보와 연락처를 명확하게 기재합니다.
- 상담 시간: 통화가 시작된 시간부터 종료된 시간까지 정확하게 기록하여 상담 진행 시간을 파악합니다.
- 상담 내용: 고객이 문의하거나 요청한 사항에 대해 구체적이고 상세하게 작성하여 후속 조치를 위한 근거를 마련합니다.
- 처리 결과: 상담 과정에서 즉시 해결된 내용이나 추가 조치가 필요한 사항을 명확하게 기록합니다.
작성시 고려사항
- 객관성 유지: 상담 내용을 주관적인 해석 없이 사실에 근거하여 정확하게 기록해야 합니다.
- 개인정보 보호: 상담 과정에서 확인된 고객의 개인정보를 철저하게 보안 관리해야 합니다.
- 용어 선택: 전문적이고 명확한 용어를 사용하여 내용의 이해도를 높여야 합니다.
- 시간 기록: 상담 시작과 종료 시간을 정확한 시간으로 기록해야 합니다.
- 세부 내용 기재: 상담의 핵심 내용과 고객의 요구사항을 상세하게 작성해야 합니다.
- 후속 조치 계획: 추가적인 처리나 대응이 필요한 사항에 대해 명확하게 기록해야 합니다.
- 책임자 확인: 작성된 상담일지는 관련 책임자의 검토와 확인을 받아야 합니다.
첨부파일