이용자 고충 상담 일지 양식.서식

상담시 발생한 다양한 민원 내용과 그에 따른 처리 과정 및 향후 대응 방안을 기록하며 이용자 만족도를 높이기 위한 기초 자료로 활용하는 서식으로 상담일시, 상담자명, 연락처, 고충유형, 상세내용, 조치결과, 후속조치 필요사항으로 되어 있습니다.

  상담 일지 주요항목

• 상담일시 기록: 상담이 이루어진 날짜와 구체적인 시각을 정확하게 기재하며 시간 순서대로 기록합니다.
• 상담자 성명: 상담을 진행한 담당자의 이름을 명확하게 작성하며 책임 소재를 분명히 하여 관리합니다.
• 연락처 기재: 민원인의 연락 가능한 전화번호를 정확히 적으며 추가 확인이 필요할 경우 사용합니다.
• 비고 사항: 기타 특이사항이나 별도로 남겨야 할 내용을 자유롭게 적으며 누락을 방지합니다.
• 고충 유형: 발생한 민원의 성격을 분류하여 적으며 상담의 목적을 명확하게 파악하도록 합니다.
• 상세 내용: 이용자가 제기한 불만 사항을 구체적으로 기술하며 상황을 상세히 파악하도록 합니다.
• 조치 결과: 민원에 대응하여 시행한 해결 방안을 적으며 최종적인 처리 상태를 기록합니다.

  상담 작성시 고려사항

• 개인정보 보호: 상담시 수집된 민원인의 개인 정보를 유출하지 않도록 주의하며 관리합니다.
• 객관적 기술: 상담 내용을 주관을 배제하고 사실 중심으로만 간결하게 작성합니다.
• 정확한 유형 분류: 고충의 성격을 명확히 구분하여 적으며 통계 자료로 활용될 수 있게 합니다.
• 조치 과정 기록: 해결을 위해 노력한 구체적 과정을 적으며 결과와 함께 남깁니다.
• 후속 계획 수립: 향후 조치가 필요한 사항은 누락 없이 적으며 지속적으로 확인합니다.
• 가독성 유지: 읽는 사람이 내용을 바로 파악하도록 간결한 문장으로 작성합니다.
• 오기입 방지: 날짜나 연락처 등 기초 정보에 오류가 없는지 다시 확인하며 작성합니다.

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