건물이나 시설물의 하자를 체계적으로 기록하고 관리하여 신속하고 효율적인 유지보수를 가능하게 하는 중요한 문서 관리 문서서식으로 접수번호, 접수일, 신청자, 연락처, 노후화현황, 심각도, 우선순위, 처리계획으로 이루어져 있습니다.
작성시 고려사항
- 정보 정확성: 하자 접수대장의 모든 항목을 정확하고 상세하게 기록하여 신뢰성 있는 문서 관리를 실현합니다.
- 객관적 평가: 하자의 심각도와 우선순위를 주관적 판단이 아닌 객관적인 기준으로 평가하고 기록해야 합니다.
- 시간 기록: 접수일과 완료예정일을 명확하게 기재하여 하자 처리의 신속성과 효율성을 관리해야 합니다.
- 연속성 유지: 과거 하자 이력을 지속적으로 추적하고 기록하여 시설물의 종합적인 관리 이력을 구축합니다.
- 담당자 책임: 하자 처리를 담당하는 관련 부서와 담당자를 명확히 지정하여 책임 소재를 분명히 합니다.
- 세부 상태 기록: 하자의 정도와 진행 상황을 구체적으로 기록하여 효과적인 유지보수 계획을 수립합니다.
- 지속적 업데이트: 하자 처리 과정에서 변동사항을 실시간으로 반영하여 최신 정보를 유지해야 합니다.
