조직 내 중요 문서의 일관된 보관과 관리를 위해 필요한 문서이며 각종 기록물의 세부 정보와 보관 상태를 종합적으로 점검하고 관리하는 서식으로 관리번호, 보관부서, 보관책임자, 생년월일, 보관시작일, 일련번호, 총문서수로 구성되어 있습니다.
보관 문서 주요항목
- 문서관리정보: 관리번호와 보관부서 등 문서의 기본적인 행정정보를 상세하게 기록하고 관리합니다.
- 보관위치: 문서의 정확한 물리적 보관 장소와 디지털 저장 위치를 명확하게 기재하고 추적할 수 있습니다.
- 보관책임자: 각 문서별 관리 책임자를 지정하여 문서의 안전과 기밀성을 보장하는 역할을 수행합니다.
- 문서상세정보: 일련번호와 문서명 페이지수 등 문서의 구체적인 내용을 순차적으로 관리합니다.
- 보관상태: 문서의 물리적 상태와 보존 조건을 지속적으로 모니터링하고 기록합니다.
- 마지막확인일: 문서의 최근 점검 일자를 명시하여 주기적인 문서 관리 이력을 추적합니다.
- 특이사항: 문서와 관련된 중요한 참고사항이나 특별한 주의사항을 기록하고 관리합니다.
