기관 간 정보 전달과 중요 문서 교환에 필수적인 통신 기록을 체계적으로 관리하고 추적할 수 있는 문서서식으로 송신자, 수신자, 통신내용, FAX번호, 송수신일시, 페이지수, 수신처, 담당자로 되어 있습니다.
작성시 고려사항
- 개인정보 보호: 송수신자의 개인정보를 철저하게 보호하고 민감한 정보는 암호화하여 관리해야 합니다.
- 정보 정확성: 모든 통신정보는 오타나 착오 없이 정확하게 기록해야 하며 실시간으로 검증해야 합니다.
- 시간 기록: 송수신 일시를 표준시간대 기준으로 정확하게 기록하여 문서의 신뢰성을 확보해야 합니다.
- 비밀유지: 통신내용의 기밀성을 철저히 유지하고 허가받지 않은 인원의 접근을 차단해야 합니다.
- 연속성 유지: 모든 통신기록을 연대순으로 체계적으로 관리하고 누락 없이 보관해야 합니다.
- 법적 근거: 통신기록 보관과 관련된 법적 규정과 지침을 철저히 준수해야 합니다.
- 백업 관리: 중요한 통신기록은 별도의 보안된 저장 시스템에 중복 백업해야 합니다.
