고객의 불만 사항을 순차적으로 관리하고 신속하게 대응하기 위해 작성하는 중요한 문서로 고객 서비스 품질 향상을 위한 기초 자료로 활용되는 문서서식으로 접수일자, 접수경로, 고객명, 연락처, 이메일, 불만유형, 조치담당자, 조치일자로 구성 되어 있습니다.
작성시 고려사항
- 객관성 유지: 고객의 불만 사항을 주관적 해석 없이 사실에 기반하여 객관적으로 기록합니다.
- 정확한 정보 기재: 접수일자, 고객명, 연락처 등 모든 정보를 정확하고 상세하게 기재합니다.
- 기밀성 보장: 고객 개인정보 보호를 위해 민감한 정보의 취급에 세심한 주의를 기울입니다.
- 신속한 대응: 접수된 불만 사항에 대해 신속하고 일관된 대응 절차를 마련합니다.
- 지속적인 모니터링: 조치 완료 후에도 해결 결과를 지속적으로 점검하고 관리합니다.
