공문 수발신 대장
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외부와 주고받은 모든 문서의 내역을 기록하고 관리하며 문서번호와 수신처 및 발신처 정보를 명확하게 남겨 향후 필요한 시점에 즉시 확인 가능하도록 지원하는 양식으로 구분, 문서번호, 수신처/발신처, 제목, 작성자명, 작성일자로 구성되어 있습니다.
공문 수발신 주요항목
작성시 고려사항
공문 수발신 주요항목
- 문서 구분: 외부로 나가는 발신 문서와 외부로부터 들어오는 수신 문서를 명확히 분류하여 기록합니다.
- 문서 번호: 각 문서에 부여된 고유 식별 번호를 적어 누락 없이 관리하며
- 수신 발신처: 문서를 받는 대상이나 보내는 주체를 정확하게 기재하여 기록합니다.
- 문서 제목: 전달되는 내용의 핵심 주제를 간결하고 명확하게 작성하여 식별력을 높입니다.
- 비고 사항: 특이 사항이나 추가로 전달할 보충 설명을 자유롭게 기입하여 내용을 보완합니다.
- 작성자 성명: 해당 기록을 작성한 담당자의 이름을 기재하여 책임 소재를 명시하며
- 작성 일자: 문서를 주고받은 날짜나 기록을 남긴 시점을 정확하게 표기하여 관리합니다.
작성시 고려사항
- 번호 확인: 문서 번호가 중복되거나 누락되지 않도록 작성시 꼼꼼히 확인해야 합니다.
- 명칭 정확성: 수신처와 발신처의 명칭을 오타 없이 올바른 공식 명칭으로 적어야 합니다.
- 날짜 준수: 기록 일자는 실제 문서가 오간 날짜와 일치하도록 작성해야 합니다.
- 제목 요약: 문서의 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 핵심 단어 위주로 짧게 적습니다.
- 비고 활용: 중요한 전달 사항이나 특이한 상황은 비고란에 상세히 남겨두어야 합니다.
- 작성자 명시: 누가 기록했는지 알 수 있도록 성명을 정확하게 기입해야 합니다.
- 내용 검토: 모든 항목을 작성한 후에는 빠진 부분이 없는지 다시 점검해야 합니다.
첨부파일