문서 보관 기록 대장 서식
이 서식은 문서의 접수 및 보관 과정을 기록하는 양식으로 주요 항목으로는 번호, 문서명, 작성자, 작성일, 보관 시작일, 보관 종료일, 보관 위치, 비고가 있습니다 이를 통해 문서의 체계적 관리가 가능합니다
- 번호: 접수한 순서에 따라 부여되는 고유 번호로 문서 식별 및 조회를 용이하게 합니다
- 문서명: 보관할 제목으로 문서 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 합니다 예를 들어 '2024년도 예산안' '회의록' '프로젝트 계획서' 등이 있습니다
- 작성자: 작성한 사람의 이름을 기록하여 문서의 출처를 명확히 합니다
- 작성일: 작성된 날짜를 기록하여 생성 시점을 명확히 합니다
- 보관시작일: 보관되기 시작한 날짜를 기록하여 보관 기간을 관리합니다
- 보관종료일: 문서가 보관에서 해제될 예정인 날짜를 기록하여 보관 기간을 관리합니다
- 보관 위치: 장소나 위치를 명시하여 찾기를 용이하게 합니다 예를 들어 'A-101 서랍' '3층 보관실'과 같이 구체적인 위치를 기록합니다
- 비고: 기타 특이사항이나 추가로 기록할 필요가 있는 내용을 기입하여 보완합니다 예를 들어 '긴급 문서' '전자파일 포함'과 같은 정보를 추가로 기록합니다
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