데이터 폐기 확인서 서식

PC 서버 휴대용 저장매체 등에 기록된 업무 관련 데이터를 안전하게 삭제했음을 증명하는 문서인 데이터 폐기 확인서는 사업 종료나 용역업무 완료 후 사용했던 저장매체에 기록된 전자 데이터를 삭제했음을 확인하는 문서로 데이터 보안을 유지하고 불필요한 정보의 유출을 방지하기 위해 작성되는 서식입니다

* 폐기확인서 작성시 고려사항

- 삭제 도구의 명시: 데이터 삭제에 사용된 도구와 삭제 방법을 구체적으로 기재하여 삭제 과정을 명확히 해야 합니다

- 증빙 자료 첨부: 삭제 과정을 입증할 사진이나 로그 파일을 첨부하여 삭제 완료를 증명할 수 있어야 합니다

- 삭제 기록의 정확성: 삭제한 시간과 내용을 상세히 작성하며 기록에 오류가 없도록 유의해야 합니다

- 작성자와 확인자 정보 명시: 삭제를 집행한 사람과 확인자의 소속과 직책 성명을 명확히 기재해야 합니다

- 법적 준수 사항 반영: 데이터 삭제 과정이 관련 법규와 지침을 준수했음을 확인할 수 있는 내용이 포함되어야 합니다

* 확인서 작성 방법(요령)

- 구체적이고 간결한 문장 사용: 삭제된 데이터의 내용과 과정을 간단하면서도 명확히 기술합니다

- 양식 일관성 유지: 작성된 문서의 항목과 내용이 일관되게 배치되도록 작성합니다

- 서명란 추가: 작성자와 확인자의 서명이 명확히 기재될 수 있는 공간을 마련합니다

- 보안 관리 강화: 문서 작성 후에는 데이터 폐기 과정이 외부로 노출되지 않도록 주의해야 합니다