조직 내 중요한 문서들의 일관된 보존과 관리를 위해 생성되는 문서로 각 문서의 생성일자와 보존기간 담당자 등을 상세하게 기록하고 점검하기 위한 문서서식으로 부서명, 작성일, 관리자, 연락처, 문서명, 생성일, 보존기간, 보존장소로 작성 되었습니다.
문서 보존 주요항목
- 문서정보: 부서명과 작성일자를 명확하게 기재하여 문서의 출처와 생성 시기를 정확하게 파악합니다.
- 보존기간: 각 문서의 성격과 중요도에 따라 적절한 보존기간을 설정하고 순차적으로 관리합니다.
- 보존장소: 문서의 특성과 보안등급에 맞는 물리적 또는 전자적 저장 공간을 선정하여 안전하게 보관합니다.
- 담당자 지정: 문서 관리에 대한 책임과 권한을 명확히 하여 일관된 문서 관리 프로세스를 확립합니다.
작성시 고려사항
- 정확성: 모든 문서정보를 누락 없이 상세하고 정확하게 기재하여 문서의 신뢰성을 확보합니다.
- 보안성: 민감한 문서의 경우 접근권한과 보안등급을 명확히 하여 정보 유출을 방지합니다.
- 체계성: 문서 관리 대장의 일관된 양식과 기록 방식을 유지하여 일관된 문서 관리를 실현합니다.
- 주기적 검토: 보존문서의 보존기간과 보존상태를 정기적으로 점검하고 필요시 폐기 또는 이관 절차를 진행합니다.
