문서 수신 대장 문서양식

외부나 내부에서 송부된 다양한 문서들의 유입 경로와 세부 정보를 명확하게 정리하여 기록 관리하며 업무의 연속성을 보장하고 누락되는 정보 없이 체계적으로 확인하도록 돕는 기록지 양식으로 수신일자, 발신처, 문서번호, 문서제목, 수신자로 되어 있습니다.

  작성시 고려사항

• 날짜 기록: 수신일자는 실제 문서가 접수된 시점을 기준으로 오류 없이 정확하게 기재해야 하며 임의로 수정하지 않습니다.
• 출처 명시: 발신처 정보는 문서에 적힌 명칭과 동일하게 작성하여 혼동이 없도록 주의하며 기록합니다.
• 제목 일치: 문서의 제목은 원본과 동일하게 작성하여 나중에 문서를 찾을 때 어려움이 없도록 합니다.
• 번호 대조: 문서에 부여된 번호가 누락되거나 잘못 적히지 않도록 원본과 대조하며 꼼꼼하게 작성합니다.
• 대상자 확인: 수신자가 여러 명일 경우 모두를 빠짐없이 적거나 대표자를 지정하여 기록합니다.
• 내용 보완: 특이한 상황이 발생했을 경우 비고란을 활용하여 상세한 내용을 남겨두도록 합니다.
• 기록 유지: 모든 수신 정보는 수정이 불가능하도록 정해진 규칙에 따라 작성하며 관리합니다.

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