기관의 문서 발송과 관련된 중요한 정보를 순차적으로 기록 추적하며 공식적인 의사소통 과정을 명확하게 관리하는 문서서식으로 발송일자, 발송부서, 발송자명, 연락처, 문서명, 요청내용, 발송대상, 특이사항으로 구성되어 있습니다.
작성시 고려사항
- 정보정확성: 모든 항목을 정확하고 상세하게 기재하여 문서의 신뢰성을 확보해야 합니다.
- 개인정보보호: 발송자와 수신자의 개인정보를 안전하게 관리하고 보호해야 합니다.
- 기록관리: 발송된 문서의 점검과 보관을 위해 일관된 기록 관리 절차를 준수해야 합니다.
- 보안유지: 민감한 정보 포함시 적절한 보안 등급과 취급 지침을 철저히 준수해야 합니다.
