고객과의 상호작용을 기록하고 관리하며 향후 서비스 개선을 위한 중요한 정보를 수집하는 상세 기록 양식으로 상담일자, 상담자, 고객명, 연락처, 상담내용, 조치사항, 재상담필요, 처리상태로 구성 되어 있습니다.
상담일지 주요항목
- 상담내용: 고객의 요구사항과 문제점을 구체적이고 명확하게 기록하여 정확한 해결방안을 모색합니다.
- 연락처 정보: 고객의 연락처와 기본정보를 정확하게 기입하여 추후 원활한 커뮤니케이션을 지원합니다.
- 처리결과: 고객 문제의 최종 해결 상태와 완료일자를 명확하게 기록하여 서비스 품질을 관리합니다.
작성시 고려사항
- 객관성: 상담 내용을 주관적 감정 배제하고 사실에 근거하여 객관적으로 기록해야 합니다.
- 정확성: 고객 정보와 상담 내용을 오류 없이 정확하게 입력해야 합니다.
- 상세성: 간단한 메모가 아닌 구체적이고 명확한 내용을 기록해야 합니다.
- 비밀보장: 개인정보 보호를 위해 민감한 정보는 암호화하거나 제한적으로 관리해야 합니다.
- 시의성: 상담 직후 즉시 내용을 기록하여 정보의 신뢰성을 높여야 합니다.
- 연속성: 향후 재상담이나 후속 조치를 위해 체계적으로 관리해야 합니다.
