기관의 중요한 기록물을 순차적으로 수집하고 보존하여 장기적인 기록 관리와 역사적 가치를 유지하는 서식으로 관리번호, 자료유형, 생산부서, 생산일자, 보존기간, 보존위치, 자료명, 보존방법, 관련참고사항으로 되어 있습니다.
작성시 고려사항
- 정확성: 기록물의 세부 정보를 누락 없이 정확하게 기재하고 검증해야 합니다.
- 보안관리: 민감한 기록물의 접근 권한과 보안 등급을 엄격하게 관리해야 합니다.
- 분류체계: 기록물의 유형과 특성에 맞는 명확하고 일관된 분류 기준을 적용해야 합니다.
- 메타데이터: 각 기록물의 맥락과 의미를 설명하는 상세한 메타데이터를 포함해야 합니다.
- 접근성: 기록물의 검색 및 활용을 위한 효율적인 색인 및 목록 관리 방안을 마련합니다.
- 보존환경: 기록물의 물리적 보존 상태와 보관 환경을 지속적으로 모니터링해야 합니다.
