고충 처리 면담 일지 문서.양식

상담 대상자의 인적 사항과 구체적인 고충 내용을 기록하며 원활한 문제 해결을 돕기 위해 작성하는 양식으로 상담 결과에 따른 조치 사항을 명확히 남겨 관리하도록 돕는 문서서식으로 성명, 부서, 직위, 연락처, 면담 일시, 고충 내용, 요청 사항, 조치 사항으로 되어 있습니다.

  고충 처리 주요항목

• 대상자 성명: 면담을 진행하는 당사자의 이름을 정확하게 기입하며 본인 확인을 위해 필수적으로 작성합니다.
• 소속 부서: 근무하고 있는 부서 명칭을 기입하며 소속 확인용으로 활용합니다.
• 직위 및 연락처: 현재 직급과 비상시 연락 가능한 번호를 기재하여 신원 파악 및 사후 관리가 용이하도록 합니다.
• 면담 실시 일시: 상담이 이루어진 날짜와 정확한 시간을 기록하여 면담 시점을 명확히 관리합니다.
• 고충 발생 내용: 상담자가 겪고 있는 어려움이나 불편한 사항을 구체적이고 상세하게 기록하여 핵심을 파악합니다.
• 요청 사항 내용: 면담자가 직접 요구하는 해결 방법이나 바라는 점을 있는 그대로 상세히 기록하여 반영합니다.
• 조치 사항 결과: 상담 후 진행된 대응 조치와 그에 따른 최종 결과를 기록하여 마무리합니다.

  작성시 고려사항

• 개인 정보 보호: 상담 내용과 인적 사항은 비밀을 유지하며 타인이 알지 못하도록 각별히 주의하여 관리합니다.
• 사실 위주 기록: 주관적인 의견보다는 상담자가 말한 객관적 사실을 중심으로 간결하게 작성합니다.
• 구체적 내용 기재: 고충의 원인과 상황을 누락 없이 상세하게 적어 문제 파악에 활용합니다.
• 결과 중심 작성: 조치 사항은 실행 가능한 구체적인 행동 위주로 명확히 기록합니다.
• 정확한 용어 사용: 모호한 표현은 피하고 누구나 이해할 수 있는 명확한 단어를 선택합니다.
• 기록의 완결성: 모든 항목을 빠짐없이 작성하여 내용이 누락되지 않도록 신경 씁니다.
• 비고란 활용: 특이 사항이나 추가로 논의가 필요한 부분은 비고에 남깁니다.

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